訪問介護・居宅介護のkintone活用｜シフト管理・報告書を効率化

「シフト表はExcelで手作り」「報告書は手書きでFAX送信」「ヘルパーへの連絡は電話とLINEで対応」――訪問介護・居宅介護事業所のこうした現場の声は珍しくありません。kintoneを使った訪問介護のシフト管理や報告書のデジタル化に興味はあるけれど、「本当に使いこなせるか不安」と感じている管理者・サービス提供責任者の方に向けて、具体的な活用方法と導入効果をわかりやすく解説します。

介護現場の業務課題

訪問介護・居宅介護の事業所では、日々の業務が非常に多岐にわたります。ヘルパーのシフト調整、利用者ごとのサービス提供記録、ヒヤリハット報告、請求業務、スタッフへの連絡伝達――これらを少人数で回している現場がほとんどです。

特に多くの事業所が悩む課題として、以下の点が挙げられます。

• シフト管理がExcelや紙ベースで、変更のたびに手修正・再配布が発生する
• 介護記録・報告書が手書きのため、事務所へのFAX送信や転記作業に時間がかかる
• ヘルパーへの急な連絡が電話やLINEに頼りきりで、情報共有が属人化している
• 有給申請・シフト希望の収集が口頭・紙でバラバラに行われ、管理者の負担が大きい
• 人材不足で採用も難しく、少ないスタッフで膨大な事務作業をこなさなければならない

介護業界全体で人材不足・採用難が深刻化する中、「今いるスタッフの業務負担を減らす」ことが事業継続の鍵となっています。そこで注目されているのが、ノーコードで業務アプリを作れるkintone（キントーン）を使った業務効率化です。

kintoneで解決できる介護業務

kintoneを訪問介護のシフト管理や日常業務に活用すると、現場が抱える複数の課題を一気に解消できます。具体的にどのような業務に対応できるのか見ていきましょう。

シフト管理のデジタル化

kintoneでシフト管理アプリを構築すると、ヘルパーがスマートフォンからシフト希望を入力できるようになります。管理者側はその情報をリアルタイムで確認しながらシフトを組み、変更があれば即座に全員へ通知できます。Excelファイルをメールやプリントで配布し直す手間がなくなり、シフト確認の電話対応も大幅に削減されます。

訪問介護のシフト管理では、利用者ごとの担当ヘルパーや訪問時間、サービス内容を紐づけて管理することが重要です。kintoneのカレンダー機能や関連レコード機能を使えば、「誰が・いつ・どの利用者へ・何のサービスを提供するか」を一元管理できます。

報告書・介護記録のデジタル化

kintoneのモバイルアプリを使えば、ヘルパーが訪問先でスマートフォンから介護記録・サービス提供記録を入力できます。手書き→FAX→事務所での転記というフローが不要になり、記録の即時共有と情報の一元管理が実現します。また、介護記録のテンプレートをkintoneに設定しておくことで、記録漏れや書き方のばらつきも防げます。

スタッフ間の連絡・情報共有

kintoneには「スペース」と呼ばれるチャット機能があります。事業所全体への連絡、チーム単位の情報共有、特定案件のやりとりなどをkintone内で完結させることで、LINEやメールに散在していた情報を整理できます。重要な連絡事項は既読確認もできるため、「知らなかった」という伝達ミスを防ぎます。

介護向けkintone活用例（記録・連絡・申請管理）

ここでは、訪問介護・居宅介護事業所での実際のkintone活用例を3つのカテゴリーに分けてご紹介します。

① 介護記録・報告書テンプレートの活用

kintoneで介護記録アプリを作成し、以下のような項目をテンプレートとして設定します。

• 訪問日時・訪問時間（開始・終了）
• 利用者名・担当ヘルパー名
• 提供したサービス内容（チェックボックス形式）
• 利用者の状態・特記事項（テキスト入力）
• ヒヤリハット・申し送り事項

チェックボックスやドロップダウン形式の入力項目を使えば、スマートフォンでも素早く記録できます。記録されたデータは自動的にkintone上に蓄積され、管理者がリアルタイムで確認可能。月次の集計や報告書出力もワンクリックで行えます。

② ヘルパースケジュール管理の一元化

訪問介護のヘルパースケジュール管理をkintoneで行う場合、「利用者マスタ」「スタッフマスタ」「訪問予定アプリ」を連携させるのが基本構成です。

1. 利用者ごとの訪問スケジュールをkintoneに登録する
2. 担当ヘルパーをプルダウンで紐づけ、シフトを自動反映させる
3. ヘルパーはスマートフォンで自分の訪問予定を確認する
4. 変更・キャンセルが発生した際は管理者が修正→通知が自動送信される
5. 月末に訪問実績データをワンクリックで集計・出力する

このフローにより、kintoneを使った訪問介護のシフト管理が確立され、管理者がシフト調整に費やす時間を大幅に削減できます。

③ 有給・シフト希望の申請・承認ワークフロー

kintoneのワークフロー機能を使えば、スタッフからの有給申請やシフト希望をペーパーレスで処理できます。スタッフがフォームに入力→管理者へ通知→承認・却下→結果が申請者へ自動通知、という一連の流れをシステム上で完結させられます。紙の申請書や口頭でのやりとりがなくなり、申請状況の確認も一目でわかります。

導入効果と現場の声

kintoneで訪問介護のシフト管理・介護記録のデジタル化を進めた事業所からは、次のような効果が報告されています。

• 📋 報告書・記録業務の時間が約40%削減：手書き→FAX→転記のフローがなくなり、事務作業が大幅に短縮
• 📅 シフト調整の電話対応が週10件以上減少：スタッフがスマートフォンで確認できるため、確認電話が不要に
• 📂 介護記録の情報共有がリアルタイムに：訪問直後に記録が事業所へ届くため、申し送り漏れが激減
• ✅ ヒヤリハット報告の提出率が向上：スマートフォンから手軽に報告できるため、報告のハードルが下がった

特に「スマートフォンで記録できるようになってから、ヘルパーさんの残業が減った」という声は多く聞かれます。介護記録のデジタル化は、スタッフの働きやすさにも直結する重要な取り組みです。人材不足・採用難の状況下で、既存スタッフの定着率を高める手段としても注目されています。

定着させるためのポイント

kintoneを訪問介護のシフト管理や報告書業務に導入しても、現場に定着しなければ意味がありません。導入後に活用が進まないケースに多い原因と対策を整理します。

ポイント1：スマートフォン操作に不慣れなスタッフへの丁寧な研修

訪問介護の現場には、スマートフォン操作に慣れていないベテランスタッフも多くいます。最初は操作手順を印刷した「かんたんマニュアル」を配布し、実際に手を動かしてもらう研修を繰り返すことが重要です。1対1でフォローできる体制を作ると定着率が上がります。

ポイント2：まず1つの業務から始める

いきなり全業務をkintoneに移行しようとすると、現場が混乱します。「まずは介護記録だけ」「最初はシフト希望の収集だけ」と範囲を絞ってスタートし、慣れてきたら徐々に拡大するアプローチが成功率を高めます。

ポイント3：管理者・サービス提供責任者が率先して使う

現場スタッフのkintone活用度は、管理者の姿勢に大きく左右されます。管理者・サービス提供責任者が積極的にkintoneを使い、「使うと便利」という体験を共有することで、現場全体への普及が加速します。

ポイント4：専門パートナーに相談してアプリを最適化する

kintoneはノーコードで誰でもアプリを作れますが、訪問介護・居宅介護の業務フローに合わせた最適な設計は、導入支援の実績を持つパートナーに相談するのが近道です。kintoneの正規パートナーであれば、介護業界特有の要件（記録様式の要件、請求システムとの連携など）を踏まえたアプリ構築をサポートしてもらえます。

まとめ

訪問介護・居宅介護事業所が抱えるシフト管理の煩雑さ、報告書作成の負担、スタッフ間の情報共有の非効率――これらの課題は、kintoneを活用した訪問介護のシフト管理・介護記録のデジタル化によって大きく改善できます。

人材不足・採用難が続く介護業界において、今いるスタッフが働きやすい環境を整えることは、事業の安定運営に直結します。kintoneによる居宅介護の業務効率化は、スタッフの負担軽減だけでなく、サービスの質向上や利用者満足度の向上にもつながります。

「まず何から始めればいいかわからない」「自社の業務フローに合ったアプリを作れるか不安」という方は、ぜひkintone正規パートナーへ相談することをおすすめします。無料相談から始められますので、まずはお気軽にお問い合わせください。