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開発の流れ

kintoneは、プログラミングの知識がなくても、自分たちの業務にフィットしたシステム（アプリ）を、自分たちの手で作り上げることができる画期的なクラウドプラットフォームです。多くの企業が抱える「Excel管理の限界」——ファイルが散乱し、どれが最新かわからない、複数人での同時編集ができない、入力ミスや属人化が多発するといった課題を、kintoneは根本から解決します。

しかし、ただやみくもに作り始めても、使いにくい、誰も使ってくれない「幽霊アプリ」が生まれてしまうだけです。本当に業務を変えるアプリを作るには、適切な「設計思想」と「作成手順」を理解することが不可欠です。

このガイドでは、アプリ作成を「設計編」「実践編」「活用・発展編」の3つのステップに分け、初心者の方がつまずきやすいポイントも丁寧にフォローしながら、誰でも使える“生きたアプリ”を作成するための全知識を解説します。

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第一部：設計編 - 成功の8割は準備で決まる

優れたアプリは、優れた設計から生まれます。kintoneを開く前に、まずはペンと紙、あるいはテキストエディタを用意して、これから作るアプリの「設計図」を描くことから始めましょう。

Step 1: 目的の明確化 -「何のため」にアプリを作るのか？

最も重要なステップです。ここが曖昧なまま進むと、必ず手戻りが発生します。以下の4つの問いに、具体的な言葉で答えてみましょう。

【例：問い合わせ管理業務の場合】

1. 何を解決したいのか？ (What is the Problem?)
   • 「顧客からの問い合わせ対応状況が、担当者しかわからずブラックボックス化している」
   • 「対応漏れや二重対応が発生してしまう」
   • 「過去の類似の問い合わせを探すのに時間がかかる」
2. 誰が使うのか？ (Who are the Users?)
   • 主に使う人：カスタマーサポートチームのメンバー
   • 状況を確認したい人：サポートチームのマネージャー、営業担当者
3. なぜ今のやり方ではダメなのか？ (Why is the current method failing?)
   • 「Excelの管理表は、一人が開いていると他の人が編集できず、リアルタイム性に欠ける」
   • 「メールでのやり取りは、後から経緯を追うのが困難で、情報が埋もれてしまう」
4. どうなれば理想か？ (What is the Ideal State?)
   • 「チームの誰もが、全ての問い合わせ案件の進捗ステータスを一目で把握できる」
   • 「担当者が明確になり、対応漏れがゼロになる」
   • 「過去の対応履歴を簡単に検索でき、ナレッジとして活用できる」

この「理想の状態」こそが、これから作るアプリのゴールとなります。

Step 2: 必要なデータ項目（フィールド）の洗い出し

次に、目的を達成するために「管理・記録すべき情報」は何かをすべて洗い出します。現在Excelで管理している場合は、その項目をベースに考えるとスムーズです。

【例：問い合わせ管理アプリに必要なフィールド】

• 管理情報: 受付番号、受付日時、担当者
• 顧客情報: 会社名、部署名、担当者名、連絡先（電話番号・メールアドレス）
• 内容情報: 問い合わせ種別（製品Aについて、製品Bについて、その他）、問い合わせ件名、問い合わせ詳細内容
• 進捗情報: 対応状況（未対応／対応中／完了／保留）、完了予定日
• 履歴情報: 対応のやり取りを記録する履歴欄

この時点では完璧でなくても構いません。思いつく限りリストアップすることが重要です。

Step 3: 業務フローの整理

そのアプリが、実際の業務でどのような流れで使われるのかを時系列で整理します。

【例：問い合わせ管理のフロー】

1. 顧客から電話またはメールで問い合わせが入る。
2. 受付担当者が、kintoneアプリに新しいレコードを登録する。（データ入力）
3. マネージャーが内容を確認し、担当者を割り振る。（担当者設定）
4. 割り振られた担当者に、kintoneから通知が届く。（通知）
5. 担当者が顧客に対応し、その内容をアプリの履歴欄に記録する。（履歴更新）
6. 対応が完了したら、ステータスを「完了」に変更する。（ステータス変更）

このフローを整理しておくことで、後の「プロセス管理」や「通知設定」が非常にスムーズになります。

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第二部：実践編 - 3つの作成方法をマスターする

設計図が完成したら、いよいよkintoneでのアプリ作成です。kintoneには、主に3つの作成方法があります。状況に応じて最適な方法を選びましょう。

方法1：はじめから作成する（基本にして王道の作成方法）

最も基本であり、アプリの構造を深く理解できる方法です。

1. アプリ作成画面へ移動 kintoneのトップページ（ポータル）にある「＋」マークをクリックし、「はじめから作成」を選択します。
2. フォーム設定画面でフィールドを配置 画面左側に並んでいる部品（フィールド）一覧から、設計編で洗い出した項目を、右側のキャンバスへドラッグ＆ドロップで配置していきます。
3. フィールドタイプの選択と設定（最重要ポイント） 各データ項目に最適なフィールドタイプを選ぶことが、使いやすいアプリの鍵です。
   • 文字列（1行）/ 文字列（複数行）: 会社名や件名など、自由なテキスト入力に使います。長い文章は「複数行」を選びます。
   • リッチテキスト: 文字の装飾（太字、色付け）や画像の埋め込みが可能です。報告書やマニュアルなど、表現力が必要な場合に最適です。
   • 数値: 金額や数量など、計算に使うためのフィールドです。カンマ区切りや単位（円、個など）も設定できます。
   • 計算: 「数値」フィールド同士を使い、四則演算などの自動計算を行います。「単価 × 数量 = 小計」といった設定が可能です。
   • ラジオボタン / ドロップダウン: 予め用意した選択肢から一つを選ぶ形式です。「対応状況（未対応／対応中／完了）」のように、選択肢が少なく、常に表示させたい場合はラジオボタンが便利です。都道府県のように選択肢が多い場合はドロップダウンが適しています。
   • チェックボックス / 複数選択: 複数の選択肢を選ぶ形式です。アンケートの「興味のあるサービス（複数回答可）」のような場合に利用します。
   • ユーザー選択: アプリの利用者を担当者として設定する場合に使います。通知機能と連携させるための最重要フィールドです。
   • 日付 / 時刻 / 日時: 「受付日時」や「完了予定日」など、期日管理に必須です。
   • 添付ファイル: 見積書や画像ファイルなどをデータに直接紐づけて保管できます。
   • テーブル: 複数の行を持つ表形式の入力欄です。「見積もりの明細（商品名、単価、数量、小計）」や「対応履歴（対応日時、対応者、内容）」など、繰り返しの項目を記録するのに非常に強力です。
   各フィールドを配置したら、歯車マークから「設定」を開き、フィールド名（例：「文字列（1行）」→「会社名」）、必須項目の設定、入力値の制限などを忘れずに行いましょう。
4. 「アプリを公開」で完成 フォームが完成したら、画面右上の「アプリを公開」ボタンをクリックします。これでアプリが完成し、すぐにデータの登録を開始できます。

方法2：Excel/CSVファイルを読み込んで作成する

すでにExcelで管理している大量のデータがある場合に、最もスピーディーな方法です。

1. 元データの準備: 読み込むExcel/CSVファイルの1行目が項目名（フィールド名）、2行目以降がデータになるように整形します。
2. 読み込み実行: kintoneポータルの「＋」から「Excel/CSVを読み込んで作成」を選び、ファイルをアップロードします。
3. フィールドタイプの確認: kintoneが各列のデータを自動で判別し、フィールドタイプを割り当ててくれます。しかし、意図しないタイプ（例：日付が文字列になっている）に設定されることもあるため、必ずプレビュー画面で確認・修正します。
4. 作成完了: 確認が終われば、既存のデータが入った状態でアプリが完成します。ただし、テーブル形式のデータは再現できないため、必要であれば作成後に手動でフォームを編集する必要があります。

方法3：サンプルアプリから作成する

「どんな項目が必要かわからない」という場合に最適な方法です。

1. アプリストアへ移動: kintoneポータルの「＋」から「アプリストアから選ぶ」をクリックします。
2. サンプルを選択: 「顧客リスト」「案件管理」「日報」など、様々な業種・業務で使える100種類以上のサンプルアプリが用意されています。目的に近いものを選び、「このアプリを追加」をクリックします。
3. カスタマイズ: 追加されたアプリは、あくまで雛形です。自社の業務に合わせて、不要なフィールドを削除したり、必要なフィールドを追加したりして、自由にカスタマイズしましょう。業務のプロが作ったベストプラクティスから学べる点も大きなメリットです。

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第三部：活用・発展編 - アプリを「育てる」

アプリは作って終わりではありません。使っていく中で見えてきた課題を元に改善を重ね、より強力なツールへと「育てて」いくことが重要です。

1. 一覧（ビュー）でデータを見やすくする

登録されたデータを、様々な切り口で表示するのが「一覧（ビュー）」機能です。

• 設定方法: アプリのレコード一覧画面の右にある歯車マークから、「一覧」タブで「＋作成」をクリックします。
• 活用例（問い合わせ管理アプリ）:
  • 自分担当の未対応一覧: 絞り込み条件を「担当者 が ログインユーザー」かつ「対応状況 が “未対応”」に設定。
  • 対応遅延アラート一覧: 「完了予定日 が “今日”より前」かつ「対応状況 が “完了”ではない」に設定。
  • マネージャー向け全体進捗一覧: 全てのレコードを表示し、担当者やステータスでグループ化して表示。

2. グラフ機能でデータを「見える化」する

蓄積されたデータをグラフにすることで、傾向や課題が一目瞭然になります。

• 設定方法: 一覧と同様に、アプリ設定画面の「グラフ」タブから作成します。
• 活用例:
  • 「問い合わせ種別」を項目にした円グラフで、どの製品への問い合わせが多いかを分析。
  • 「月別の問い合わせ件数」を棒グラフにして、サポートチームの繁忙期を予測。

3. 通知設定でタスク漏れを防ぐ

kintoneを「仕事が集まる場所」にするための生命線です。

• 設定方法: アプリ設定の「設定」タブ内にある「通知」から設定します。
• 基本の通知設定:
  • レコードの条件通知: 「対応状況が“未対応”に変更されたら、マネージャーに通知する」など。
  • レコード追加時の通知: 新しい問い合わせが登録されたら、チーム全員に通知する。
  • 自分宛の通知: コメントでメンションされたり、レコードの担当者に設定されたりした際に通知が届く。

4. プロセス管理で業務フローを自動化する

設計編で整理した業務フローをシステム化し、承認作業などを自動化します。

• 設定方法: アプリ設定の「設定」タブ内にある「プロセス管理」で設定します。
• 設定項目:
  • ステータス: 業務の状態（例：申請中、部長承認待ち、完了）を定義します。
  • プロセス: どのステータスからどのステータスへ、誰が遷移させられるかを設定します。
  • アクション: 次のステータスへ進めるためのボタン名（例：「申請する」「承認する」）を設定します。

5. アクセス権で情報を守る

最後に、セキュリティを担保するためのアクセス権設定です。

• 設定方法: アプリ設定の「設定」タブ内にある「アクセス権」で設定します。
• 設定レベル: アプリ単位、レコード単位、フィールド単位で、「誰に」「何を」「どこまで（閲覧、追加、編集、削除）」許可するかを細かく設定できます。
• 設定例:
  • 経理担当者以外には、「給与」フィールドを非表示にする。
  • 一般社員はレコードの追加・編集はできるが、削除はできないようにする。

結論：継続的な改善こそが成功の鍵

kintoneアプリの作成は、一度で完璧を目指す必要はありません。まずは簡単なアプリを作り、チームで実際に使ってみる。そして、現場からの「もっとこうしたい」という声を拾い上げ、すぐに修正・改善を加えていく。この「作って、試して、改善する」というアジャイルなサイクルを回し続けることこそが、kintone活用の真髄であり、業務を本当に変えるための唯一の道です。