kintone支援完全ガイド：導入・活用を成功させるサポートサービス徹底比較

kintone（キントーン）で何ができる？機能・活用例を徹底解説！

「kintone（キントーン）ってよく聞くけど、具体的に何ができるの？」そんな疑問をお持ちではありませんか？kintoneは、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたオリジナルの業務改善システム（アプリ）を簡単に作成できるクラウドサービスとして、多くの企業で導入が進んでいます。本記事では、kintoneの基本的な機能から、プラグインやAPI連携を活用した高度な使い方、さらには具体的な業務・業種別の活用事例、導入時の注意点に至るまで、kintoneで「何ができるのか」を徹底的に解説します。この記事を読めば、あなたの会社の業務改善にkintoneがどのように貢献できるのか、その全貌が明らかになるでしょう。

kintone（キントーン）とは？基本をおさらい

まずはじめに、kintoneの基本的な概念と主要な構成要素、そして理解しておくべき基本用語について確認しましょう。

サイボウズ社が提供する業務改善プラットフォーム

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウドベースの業務改善プラットフォームです 。最大の特徴は、プログラミングの専門知識がない非IT部門の担当者でも、ドラッグ＆ドロップといった直感的な操作で、自社の業務内容や課題に合わせて業務システム（「アプリ」と呼ばれます）をノーコードまたはローコードで作成・カスタマイズできる点です 。これにより、従来は専門業者に依頼する必要があったシステム開発を、より迅速かつ低コストで内製化することが可能になります 。  

kintoneの主な構成要素：アプリ、スペース、ポータル

kintoneのプラットフォームは、主に以下の3つの要素で構成されています。

• アプリ: kintoneにおける「アプリ」とは、個別の業務システムを指します 。顧客管理、案件管理、日報管理など、業務ごとにアプリを作成し、それぞれにデータを蓄積・管理します。各アプリは、データベースとしての機能（データの蓄積、一覧表示、検索、グラフ化など）と、データに紐付いたコミュニケーション機能（レコード単位でのコメント機能など）を併せ持っています 。  
• スペース: 「スペース」は、特定のテーマやプロジェクト、チーム単位で情報共有や議論を行うための場所です 。関連するメンバーだけが参加でき、スレッド形式でのコミュニケーションや、スペース内に関連アプリを設置することも可能です。社内SNSのような形で活用することもできます 。  
• ポータル: 「ポータル」は、kintoneにログインした際に最初に表示されるトップページです 。ここには、重要なお知らせや各ユーザーへの通知、頻繁に利用するアプリへの導線などが集約され、業務の入り口としての役割を果たします 。  

kintoneの基本用語：レコード、フィールド

kintoneを理解し、活用する上で基本となる用語です。

• レコード: アプリ内で管理されるデータの単位です 。例えば、顧客管理アプリであれば、顧客1社分の情報が1レコードに相当します。  
• フィールド: レコードを構成する個々のデータ項目のことです 。例えば、顧客管理アプリのレコードには、「会社名」「担当者名」「電話番号」といったフィールドが含まれます。  

kintoneの標準機能でできること

kintoneは、特別なカスタマイズをしなくても、標準機能だけで多くの業務改善を実現できます。ここでは、kintoneが標準で提供している主な機能と、それによって何ができるのかを見ていきましょう。

ノーコード・ローコードでの業務アプリ作成

kintoneの最大の魅力は、プログラミングの専門知識がなくても、直感的なドラッグ＆ドロップ操作で業務に必要なアプリケーションを簡単に作成できる点です 。  

• 多様なアプリ作成方法:
  • はじめから作成: ドラッグ＆ドロップで必要な項目（フィールド）を配置し、自由にアプリを設計できます 。  
  • サンプルアプリの利用: 100種類以上の豊富なサンプルアプリ（テンプレート）が標準で用意されており、これらを選択するだけですぐに利用を開始できます 。もちろん、これらのテンプレートを基にカスタマイズすることも可能です 。  
  • Excel/CSVファイルからの作成: 現在利用しているExcelやCSV形式のファイルをkintoneに読み込ませることで、既存のデータを活かしたアプリ化も可能です 。  
• 作成できるアプリの例:
  • 日報管理  
  • 案件管理・顧客管理（CRM）  
  • 問い合わせ管理  
  • タスク管理  
  • 採用面接管理  
  • 交通費申請・経費精算  
  • その他、議事録管理、在庫管理、勤怠管理など、多岐にわたる業務に対応できます 。  

データの一元管理と見える化

多くの企業では、顧客情報、案件情報、プロジェクトファイルなどが、部署や担当者ごとに異なるExcelファイルや紙の書類、個別のシステムなどに散在しがちです。kintoneを導入することで、これらの社内に散らばるあらゆる情報を一元的に管理できるようになります 。  

• 情報の集約とリアルタイム共有: ExcelやWord、紙媒体といった異なる形式で管理されていたデータもkintone上に集約可能です 。登録・更新されたデータは即座にシステムに反映され、関係者間でリアルタイムに共有されます 。  
• 強力な検索機能: 一元化されたデータは、強力な検索機能（全文検索、添付ファイル内検索も可能）や絞り込み機能を使って、必要な情報を迅速に見つけ出すことができます 。  
• データの見える化（グラフ化）: 蓄積されたデータは、グラフや表としてリアルタイムに可視化され、業務状況の把握や迅速な意思決定を力強く支援します 。  
• 変更履歴の記録と復元: データの変更履歴は自動的に記録され、いつ、誰が、どのデータをどのように更新したのかを正確に追跡できます 。誤ってデータを更新してしまった場合でも、過去の状態に復元する機能も備わっています 。  

ワークフロー（プロセス管理）の構築

稟議申請や経費精算、見積もり承認など、企業活動には欠かせない申請・承認といった一連の業務プロセス（ワークフロー）も、kintone上で簡単にシステム化できます 。  

• 進捗の可視化と業務効率化: ワークフローを設定することで、次に誰がどのような対応をすべきか、そして現在の進捗状況はどうなっているのかが明確に可視化され、業務の停滞や対応漏れを防ぐことができます 。  
• 柔軟な承認ルート設定: 複数の承認者や条件分岐を含む複雑な承認ルートも柔軟に設定可能で、企業の規模や業務内容に応じた運用が実現します 。  
• 場所を選ばない承認作業: 承認作業は、オフィスにいる時だけでなく、スマートフォンからも行えるため、場所を選ばない迅速な業務遂行をサポートします 。  

コミュニケーションの円滑化

kintoneは、単なるデータ管理ツールに留まらず、チーム内外のコミュニケーションを活性化させる機能も充実しています 。  

• データに紐付いたコミュニケーション: 各アプリ内のデータ（レコード）に対して直接コメントを書き込めるため、情報とその情報に関する議論や指示が分断されることなく、一箇所に集約されます 。  
• メンション機能と通知: メンション機能を使えば、特定の担当者や関係者に通知を送り、重要な情報の確認漏れを防ぐことができます 。  
• スペースとスレッド: 前述の「スペース」機能を活用すれば、特定のプロジェクトチームや部署単位での情報共有、ディスカッション、ファイル共有などを効率的に行うことが可能です 。スペース内には、特定の話題について議論を深めるための掲示板のような「スレッド」機能も備わっています 。  
• ゲストスペースによる社外連携: 「ゲストスペース」機能を利用すれば、社外の取引先や協力会社の担当者を限定的に招待し、特定のプロジェクトに関する情報共有や共同作業をセキュアな環境で行うこともできます 。  

マルチデバイス対応とリアルタイム情報共有

kintoneはクラウドベースのサービスであるため、場所やデバイスを選ばずに利用でき、常に最新の情報にアクセスできます 。  

• どこからでもアクセス可能: オフィス内のPCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも専用のモバイルアプリを通じてアクセス可能です 。  
• リアルタイムな情報更新: 登録・更新されたデータは即座にシステムに反映され、関係者間でリアルタイムに共有されます 。  

高度なアクセス権設定とセキュリティ

企業情報を扱う上でセキュリティは最重要課題の一つです。kintoneは、多層的なセキュリティ対策と柔軟なアクセス権設定を提供しています 。  

• 詳細なアクセス権設定: アプリ単位、レコード（データ）単位、さらにはフィールド（項目）単位で、閲覧、編集、削除などの操作権限をユーザーや組織、役職ごとに細かく設定できるため、機密性の高い情報も安心して管理できます 。  
• 多層的なセキュリティ対策: IPアドレスによるアクセス制限、認証アプリを用いた2要素認証、クライアント証明書による端末認証など、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減する対策が施されています 。  
• データ管理体制: サイボウズ社内にはセキュリティ対応専門チームが設置され、製品の脆弱性対策やデータ保護体制の強化に常に取り組んでいます 。データは日本国内のデータセンターで厳重に管理され、万一の事態に備えてデータの4重バックアップ体制も整備されています 。  

その他便利な標準機能

上記以外にも、kintoneには業務を効率化するための様々な標準機能が備わっています。

• リマインダー機能: 特定の日時や条件に基づいて通知を送ることができ、タスクの対応漏れや期日の見逃しを防ぎます 。  
• アクション機能: アプリ間でデータを簡単に転記できる機能です。例えば、顧客リストアプリの情報を案件管理アプリにボタン一つでコピーし、入力の手間を省き、入力ミスを防ぎます 。  
• 多言語対応: 日本語、英語、中国語（簡体字・繁体字）、スペイン語など、複数の言語に対応しており、海外拠点を持つ企業でも共通のプラットフォームとして利用できます 。  
• 豊富なフィールドタイプ: アプリ作成時には、テキスト（1行、複数行）、数値、計算、日付、時刻、ドロップダウン、チェックボックス、ラジオボタン、ユーザー選択、組織選択、添付ファイル、ルックアップ（他アプリからのデータ参照）など、多種多様なフィールドタイプを利用でき、様々な業務要件に対応します 。  

kintoneの拡張機能でできること：プラグインとAPI連携

kintoneの標準機能だけでも多くのことができますが、プラグインやAPI連携といった拡張機能を活用することで、さらに活用の幅を広げ、より高度な業務改善を実現できます。

プラグインによる機能拡張

プラグインとは、kintoneの機能を拡張するための追加プログラムのことです。多くの場合、プログラミングの知識がなくても、プラグインをインストールし設定するだけで、kintoneに新しい機能を追加したり、既存の機能を強化したりすることができます 。  

• 多様なプラグイン: サイボウズ社や多くのパートナー企業から、300種類以上のプラグインや連携サービスが提供されています 。  
• 機能拡張の例:
  • 帳票出力: kintoneに登録されたデータを見積書、請求書、報告書といった定型帳票として、ExcelやPDF形式で簡単に出力できます 。  
  • Webフォーム作成: kintoneライセンスを持たない外部の人からの問い合わせやアンケート回答などを、Webフォームを通じて直接kintoneに登録できます 。  
  • カレンダー機能強化: スケジュール管理機能をより高度にし、チームメンバーの予定共有や会議室予約などを効率化します 。  
  • Excelのような操作性の実現: 一覧画面でのデータ一括編集など、Excelに近い操作感を実現するプラグインもあります 。  

API連携による外部サービスとの連携

API (Application Programming Interface) を利用することで、kintoneを他のクラウドサービスや既存の基幹システムと連携させ、データの自動同期や機能の統合を図ることができます 。  

• 連携可能なサービスの例:
  • 会計ソフト: freee会計、マネーフォワード クラウド会計など 。  
  • ビジネスチャットツール: Slack、Chatwork、LINE WORKSなど 。  
  • MA（マーケティングオートメーション）ツール: HubSpotなど 。  
  • その他: Googleカレンダー、Gmail、電子契約サービス、ファイル管理サービスなど、多種多様なサービスとの連携実績があります 。  
• 連携によるメリット: データの二重入力の手間削減、システム間の情報分断の解消、業務プロセスの自動化などを実現し、さらなる業務効率化を推進します 。  

kintoneの活用事例：業務・業種別に見る「できること」

kintoneは、その柔軟性と拡張性の高さから、多種多様な業務や業種で活用され、具体的な成果を上げています。ここでは、代表的な活用例を業務別・業種別に紹介します。

【業務別】こんな業務の効率化ができる

• 顧客管理（CRM）: 顧客の基本情報、過去の対応履歴、購買履歴、問い合わせ内容などを一元的に管理し、営業担当者間での情報共有をスムーズにします。これにより、きめ細やかな顧客対応や効果的なアプローチが可能になります 。  
• 営業支援（SFA）: 案件の進捗状況、商談のフェーズ管理、受注確度、売上予測などをリアルタイムに可視化し、営業活動の効率化と精度向上を支援します 。  
• プロジェクト管理: プロジェクトごとのタスク割り当て、進捗状況の確認、工数管理、課題やリスクの共有などをチームで行い、プロジェクトの遅延防止や品質向上に繋げます 。  
• 日報管理: 統一されたフォーマットで日々の業務報告を作成・提出できるようにし、上司やメンバー間での情報共有を円滑にします。コメント機能でフィードバックも容易です 。  
• 問い合わせ管理: 顧客や社内からの問い合わせ内容、対応状況、担当者、解決までの経緯などを一元的に記録・管理することで、対応漏れや二重対応を防ぎ、顧客満足度の向上に貢献します 。  
• 在庫管理: 商品や部品の在庫数をリアルタイムで把握し、発注点管理や自動発注通知機能を設定することで、欠品リスクの低減や過剰在庫の防止に役立ちます 。  
• 勤怠管理・経費申請: 出退勤時刻の打刻、休暇申請、残業申請、交通費や出張費の申請・承認といった人事労務関連の業務を電子化し、ペーパーレス化と効率化を実現します 。  
• 文書・ファイル管理: 契約書、マニュアル、図面、議事録など、社内の様々な文書やファイルを一元的に管理し、検索性を高め、バージョン管理を容易にします 。  
• スケジュール管理: 個人の予定だけでなく、チームやプロジェクトのスケジュール、会議室や備品の予約などを共有・管理できます 。  

【業種別】こんな分野で活用されている

• 製造業: 生産計画と実績の管理、品質管理プロセスの記録、在庫のリアルタイム把握、図面や技術文書の共有などに活用されています 。  
• 小売業・卸売業: 複数店舗の運営状況の一元管理、POSデータと連携した売上分析、在庫管理と自動発注システムの構築、顧客情報（CRM）の管理による販促活動の最適化などに利用されています 。  
• 建設業: 工事案件ごとの進捗管理、予算・原価管理、図面や仕様書の共有、現場からの日報や写真報告、安全管理記録の作成といった業務で効果を発揮しています 。  
• サービス業: 宿泊施設やレストランの予約管理、スタッフのシフト作成・管理、顧客からの問い合わせ対応履歴の管理、会員情報に基づいたフォローアップなどに役立てられています 。  
• IT企業: プロジェクトごとのタスク管理、工数管理、課題管理、営業支援（SFA）としての顧客・商談管理、社内ナレッジ共有基盤の構築などに活用されています 。  
• 医療・福祉: 患者情報やカルテ情報の一部管理（セキュリティ要件を遵守の上）、介護サービスの記録、施設内の備品管理、職員間の申し送り事項の共有、シフト管理などに導入されています 。  
• 教育機関: 学生の成績や出欠情報管理、授業のシラバスや教材の共有、校務に関する各種申請業務の電子化、保護者へのお知らせ配信などに利用されています 。  
• 自治体: 災害時の避難所運営情報の集約・共有、市民からの災害情報や道路損傷などの通報受付システム、各種補助金・助成金の申請受付・審査システム、選挙事務の効率化など、行政サービスのDX推進に貢献しています 。  
• その他: 上記以外にも、法律事務所での案件・顧客管理、NPO法人での活動記録・会員管理、農業振興団体での農地情報管理など、規模や業種を問わず、様々な組織で独自の活用がなされています 。  

kintoneで「できないこと」や注意点

kintoneは非常に多機能で便利なツールですが、万能ではありません。導入を検討する際には、kintoneが苦手とすることや、運用上の注意点も理解しておくことが重要です。

大量のデータ処理や複雑な計算の限界

kintoneは、一般的な業務で扱うデータ量であれば問題なく動作しますが、数百万件を超えるような極めて大量のデータの一括処理や、高度な統計分析、複雑な科学技術計算などには、パフォーマンスや機能面で限界がある場合があります 。ディスク容量も契約ユーザー数に応じて割り当てられますが、極端に大規模なデータを扱う場合は注意が必要です 。  

アプリの乱立と管理の煩雑化

kintoneは手軽にアプリを作成できる反面、明確な運用ルールや管理体制がないまま無計画にアプリを作成していくと、社内にアプリが乱立してしまう可能性があります 。その結果、類似機能を持つアプリが重複して作られたり、どのアプリに何のデータが格納されているのかが分からなくなったりと、かえって業務の非効率を招くリスクがあります 。  

高度なカスタマイズには専門知識が必要

基本的なアプリ作成や設定はノーコードで行えますが、より複雑な業務ロジックの実装や、大幅な画面デザインの変更、外部システムとの高度な連携などを行おうとすると、JavaScriptやCSSといったプログラミングの知識が必要になる場合があります 。これらのカスタマイズは、専門知識を持つ担当者や外部の専門家の支援が必要となることがあります。  

拡張機能や連携サービスの追加コスト

kintoneの基本料金は比較的安価に設定されていますが、より高度な機能や特定の外部サービスとの連携を実現するためにプラグインや連携サービスを追加していくと、それぞれに別途費用が発生する場合があります 。結果として、月々の運用コストが想定以上になる可能性も考慮しておく必要があります。  

kintoneを最大限に活用するためのポイント

kintoneを導入し、その効果を最大限に引き出すためには、いくつかの重要なポイントがあります。

導入目的の明確化とスモールスタート

まず、「何のためにkintoneを導入するのか」「どのような業務課題を解決したいのか」という導入目的を明確にすることが不可欠です 。目的が曖昧なまま導入を進めると、効果的なアプリ設計ができず、期待した成果が得られない可能性があります。そして、最初から全社的に大規模導入を目指すのではなく、特定の部門や限定的な業務から小さく始めて（スモールスタート）、その効果を検証しながら徐々に利用範囲を拡大していくアプローチが推奨されます 。  

社内への浸透と教育体制

新しいツールを導入する際には、従業員がスムーズに利用を開始し、定着させることが成功の鍵となります。そのため、kintoneの基本的な使い方や自社で構築したアプリの操作方法に関するマニュアルを作成したり、研修会を実施したりといった教育体制を整備することが重要です 。また、kintone導入によってどのようなメリットがあるのかを社内に丁寧に周知し、利用を積極的に促すことも大切です 。社内にkintone推進の旗振り役となる担当者やチームを設置することも、浸透を加速させる上で有効な手段となります 。  

継続的な改善と運用ルールの設定

kintoneで作成したアプリは、一度作ったら終わりではありません。実際に運用してみると、「もっとこうしたい」「この機能が足りない」といった改善点が見えてくるはずです。定期的にアプリの利用状況をレビューし、現場のフィードバックを元に改善を繰り返していくPDCAサイクルを回すことが、kintone活用の質を高めます 。また、アプリの無秩序な作成を防ぐために、アプリの命名規則、管理責任者の明確化、類似アプリ作成時の確認プロセスといった運用ルールを設けることも、長期的な視点での管理の煩雑化を避けるために重要です 。サイボウズ社からは定期的にkintoneのアップデート情報が提供されるため、これらをチェックし、新機能を積極的に活用していく姿勢も求められます 。  

外部の専門家やコミュニティの活用

自社だけでの対応が難しい複雑なカスタマイズや大規模な導入プロジェクト、あるいは特定の業務課題に対する最適な解決策が見いだせない場合には、サイボウズ社が認定するkintoneパートナー（導入支援企業）のサポートを検討することも有効な選択肢です 。これらの専門家は豊富な導入実績とノウハウを持っており、的確なアドバイスや開発支援を提供してくれます。また、kintoneユーザーが集まるコミュニティや勉強会に参加することで、他社の活用事例を学んだり、運用上の悩みを相談したりする機会を得ることもできます 。サイボウズ社自身も、初心者向けの導入ガイドセミナーや詳細なヘルプドキュメント、活用事例紹介ブログなど、豊富な学習コンテンツを提供しています 。  

まとめ：kintoneで業務の可能性を広げよう

kintoneは、プログラミングの専門知識がない人でも、自社の業務に合わせたシステムを構築し、業務改善を実現できる非常に強力なクラウドプラットフォームです。散在しがちな社内データの一元管理、煩雑な業務プロセスの効率化、チーム内外のコミュニケーション活性化など、導入によって企業は多岐にわたるメリットを享受できます。

標準機能だけでも多くのことができますが、プラグインやAPI連携といった拡張機能を活用することで、その可能性はさらに広がります。顧客管理から在庫管理、プロジェクト管理、日報作成、さらには業種特有の専門的な業務に至るまで、kintoneは企業のあらゆる「あったらいいな」を形にする手助けをしてくれるでしょう。

一方で、アプリの乱立や高度なカスタマイズの難しさといった注意点も存在します。これらを事前に理解し、導入目的を明確にした上で計画的に活用していくことが、kintoneを真の業務改善ツールとして活かし、企業の成長を力強くサポートするための鍵となります。

多くの企業で導入実績があり、その柔軟性と拡張性から様々な課題解決に貢献しているkintone。まずは30日間の無料お試し期間を利用したり、サイボウズ社が提供するセミナーに参加したりすることから、その可能性に触れてみてはいかがでしょうか 。kintoneが、あなたの会社の業務に新たな可能性をもたらすかもしれません。