Kintoneのアクション機能について
今回はkintone「アクション」についてお話しします。
皆さん、こんにちは。今回はkintoneの機能のひとつであるアクションについて紹介します。
それでは、早速始めましょう！
アクションの概要
まず、アクションが設定されている営業支援パックのアプリテンプレートを使いながら、機能の使い方を説明していきます。
このアプリの「顧客管理」を開くと、顧客情報が一覧表示されています。
例えば、お客様の中から新しい案件が発生した場合を想定します。
顧客の詳細画面を開くと、画面上部にアクションボタンが表示されます。
このボタンをクリックすると、顧客情報をもとに新しい案件を登録できます。
ボタンを押すことで「案件管理」アプリが開かれ、顧客情報が自動でコピーされます。
さらに、ルックアップ機能を活用して部署名や担当者名などの情報も取得できます。
このように、アクション機能を使うことで一つのアプリの情報を他のアプリへ転記し、新しいレコードを簡単に作成することが可能になります。
アクションの設定方法
それでは、アクションの設定手順を説明します。
- アプリの設定画面を開く
「顧客管理」アプリの設定画面へ移動し、「その他の設定」の中にある「アクション」をクリックします。 - 既存のアクションを確認
画面には、先ほど使った「新規案件を登録する」アクションが表示されます。
アクションの設定では、- ボタンの名称
- 情報のコピー先アプリ
- コピーする項目
- アクションの利用者の指定
を設定できます。
- 新しいアクションの作成
左上の「作成」ボタンを押して、新しいアクションを作成します。- ボタンの名前を設定（例：「案件登録」）
- 情報のコピー先アプリを選択（例：「案件管理」）
- コピーする項目を選択（顧客名、部署名、担当者名など）
- アクションの利用者を指定（例：「Everyone」グループを選択）
このように設定することで、すべてのユーザーがこのアクションを利用できるようになります。
特定のメンバーのみ利用可能にしたい場合は、利用者の制限設定を変更できます。
設定の適用
設定が完了したら、アプリを更新して適用します。
実際にアクションが正常に機能しているか確認しましょう。
顧客情報の詳細画面を開くと、新たに追加されたアクションボタンが表示されます。
ボタンをクリックすると、選択した顧客情報が案件管理アプリへコピーされ、新しいレコードが作成されます。
このように、アクション機能を使うことで手作業での転記を削減し、業務の効率化が可能になります。
複数のアクション設定
アクション機能は、複数の設定を作成できます。
例えば、
- 新規案件登録アクション
- 契約書作成アクション
- フォローアップ設定アクション
など、アプリ間の連携をスムーズにするためのカスタムアクションを自由に設定できます。
業務の流れに合わせたアクションを作ることで、より快適な運用が可能になります。
まとめ
今回は、kintoneのアクション機能の使い方と設定方法について紹介しました。
アクション機能は、データの入力をスムーズにし、アプリ間の情報共有を簡単に行える便利なツールです。
さらに詳しく知りたい方や、具体的な事例を見たい方は、公式ガイドブックなども活用してください。
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