事務の人手不足はkintoneで解決｜中小企業のバックオフィスDX実践ガイド

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「事務スタッフが辞めたけど後任が採用できない」「求人を出しても応募がこない」——事務の人手不足に悩む中小企業の経営者・管理職の方は年々増えています。しかし、採用市場の競争が激化する現代において、人を増やすことだけで事務の人手不足を解決しようとするのは、もはや限界に近づいています。本記事では、採用に頼らずkintoneとDXの力でバックオフィスの人手不足を解消した具体的な方法と事例をご紹介します。

はじめに｜事務の人手不足は採用では解決できない時代に

中小企業のバックオフィス部門（経理・総務・営業事務など）では、深刻な人手不足が続いています。厚生労働省の調査によると、事務職の有効求人倍率は慢性的に低水準で推移しており、求職者よりも求人数が多い「売り手市場」が定着しています。つまり、求人を出しても応募が集まりにくい状況が続いているのです。

さらに、中小企業には大企業と比べて給与水準・福利厚生・ブランド力で劣るという現実があります。採用活動に費用と時間をかけても成果が出にくく、「採用できない→既存スタッフへの負荷増大→離職→さらに人手不足」という負のスパイラルに陥る企業は少なくありません。

だからこそ今、多くの中小企業が注目しているのが「採用に頼らない業務改善」——すなわちDXとkintoneを活用したバックオフィスの自動化・効率化です。事務の人手不足を解決する手段として、デジタルツールの導入は最も現実的なアプローチになりつつあります。

中小企業の事務・バックオフィスが人手不足に陥る3つの根本原因

人手不足への対策を考える前に、なぜ中小企業の事務・バックオフィスが慢性的な人員不足に陥るのか、根本原因を整理しておきましょう。

原因①：属人化したアナログ業務が生産性を下げている

「この作業はAさんしかわからない」「毎月Excelで手入力している」——こうした属人化・アナログ業務が残っている限り、一人当たりの作業量は減りません。担当者が退職すると業務が止まるリスクもあり、常に人員に余裕がない状態が続きます。

原因②：業務量の増加に人員が追いついていない

会社が成長するにつれて取引先・従業員・書類の数は増えます。しかし、経理・総務などのバックオフィスは「コスト部門」と見なされがちで、業績が伸びても人員投資が後回しになるケースが多く見られます。結果として、少人数で膨大な業務をこなす状態が常態化します。

原因③：採用・定着が難しい職種特性

事務職はルーティンワークが多く、スキルアップの機会が見えにくいと感じる求職者も多いです。採用できても「単純作業ばかりで成長できない」と感じた若手が離職するケースも後を絶ちません。これもバックオフィスの人手不足が解消されない一因です。

「採用に頼らない」人手不足解決策としてのkintone×DX

バックオフィスの人手不足を解決するために有効なのが、kintoneを中心としたDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進です。kintoneはサイボウズ株式会社が提供するノーコード業務アプリ開発プラットフォームで、プログラミングの知識がなくても自社に合った業務システムを構築できます。

kintoneを活用したDXが「採用に頼らない事務の人手不足解決」に有効な理由は主に3点あります。

• ✅ 業務の自動化：手入力・転記・メール送信などの繰り返し作業を自動化し、人的工数を大幅に削減できる
• ✅ 情報の一元管理：Excelやメールにバラバラになっていたデータをkintoneに集約し、「探す・確認する」時間をゼロに近づける
• ✅ 属人化の解消：業務プロセスをアプリ化することで「誰でもできる仕組み」を作り、特定の人に依存しない体制を構築できる

実際、kintoneを導入した中小企業の多くが「1人分の作業量を50〜70%削減できた」「残業がほぼゼロになった」などの成果を報告しています。事務作業の自動化ツールとして、kintoneは中小企業のバックオフィスDXに最も適したツールのひとつです。

kintoneで自動化・効率化できるバックオフィス業務7選（経理・総務・営業事務など）

kintoneは汎用性が高く、経理・総務・営業事務など幅広いバックオフィス業務のデジタル化に対応しています。以下に、中小企業で特に効果が出やすい7つの活用例を紹介します。

① 経費申請・承認フローの電子化

紙の経費申請書をkintoneのアプリに置き換えることで、申請→承認→経理処理までのフローをオンラインで完結できます。承認待ちのステータスが可視化されるため、「申請が埋もれる」「承認者が不在で止まる」といった問題が解消されます。経理の月次処理にかかる時間を平均30〜40%削減した事例も多数あります。

② 請求書・発注書の作成・管理

kintoneと連携した帳票出力プラグインを使えば、顧客情報から請求書を自動生成できます。Excelで手入力していた作業がほぼゼロになり、転記ミスもなくなります。経理のデジタル化・kintone活用として最も費用対効果が高い取り組みのひとつです。

③ 勤怠・シフト管理の効率化

従業員の勤怠情報をkintoneで一元管理することで、総務担当者の集計作業を大幅に短縮できます。シフト調整もアプリ上で行えるため、メールや電話でのやり取りが激減します。

④ 問い合わせ・クレーム対応の管理

電話やメールで受けた問い合わせ内容をkintoneに記録し、対応状況を全員で共有できます。「誰がどの案件を対応中か」が一目でわかるため、対応漏れや二重対応を防げます。営業事務の人手不足解消にも直結します。

⑤ 契約書・書類管理のデジタル化

紙やフォルダで管理していた契約書類をkintoneで電子管理することで、「書類を探す時間」を大幅に削減できます。更新期限のアラート通知機能も設定でき、総務担当者の確認作業を自動化できます。

⑥ 採用・入退社管理の一元化

採用候補者の選考状況、入社手続きの進捗、退社時のチェックリストなどをkintoneで管理することで、総務・人事の事務作業を標準化・効率化できます。採用できない状況でも、既存業務を効率化する手段として有効です。

⑦ 営業報告・案件管理のペーパーレス化

営業担当者が外出先からスマホでkintoneに報告を入力することで、営業事務担当者の転記・集計作業をなくせます。リアルタイムで案件の進捗が把握でき、経営判断のスピードも上がります。

中小企業のkintone導入事例｜人手不足を解消した具体的な成果

ここでは、実際にkintoneを活用してバックオフィスの人手不足を解消した中小企業の事例をご紹介します。

事例①：製造業（従業員50名）経理業務の自動化で月40時間削減

課題：経理担当者が1名しかおらず、毎月の請求書作成・経費集計・支払い管理に追われて残業が常態化していた。採用活動を行うも応募がなく、業務量の増加に対応できない状態が続いていた。

対策：kintoneに請求書自動作成アプリ・経費申請アプリ・支払管理アプリを構築。Excelとメールのやりとりをすべてkintoneに集約した。

成果：月次の経理作業時間が従来比55%削減（約40時間/月の削減）。残業がほぼゼロになり、1名体制のまま業務を安定して回せるようになった。

事例②：サービス業（従業員30名）総務のデジタル化で属人化を解消

課題：総務担当のベテランスタッフが退職予定となり、業務の引き継ぎが困難な状況に。契約書管理・各種申請対応・備品発注など、すべてが属人化していた。

対策：退職前の3ヶ月間でkintoneに業務プロセスをアプリ化。引き継ぎドキュメントをkintone内に集約し、誰でも業務を遂行できる仕組みを構築した。

成果：後任の未経験スタッフが入社2週間で業務を独力で遂行できるようになった。業務の標準化により、採用要件の幅も広がり採用活動がしやすくなった。

事例③：卸売業（従業員80名）営業事務の工数を半減

課題：営業事務担当者が3名いたが、受注入力・在庫確認・出荷指示の業務が増加し慢性的な残業状態に。新たな採用も検討したが、人件費増加を避けたかった。

対策：受注管理アプリをkintoneで構築し、営業担当者が直接入力できる仕組みに変更。在庫システムとのAPI連携により、手動での在庫確認をゼロにした。

成果：営業事務の工数が約50%削減。採用なしで業務量の増加に対応でき、3名体制のまま売上1.3倍を達成した。

kintone導入を成功させるポイントと支援パートナーの選び方

kintoneはノーコードで使いやすいツールですが、「とりあえず導入してみた」だけでは事務の人手不足解決にはつながりません。成功させるためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

成功のポイント①：現状の業務フローの「見える化」から始める

まず、現在の業務プロセスを一覧化し、「どこに時間がかかっているか」「どの作業が属人化しているか」を洗い出します。この業務棚卸しなしにツール導入だけ進めても、根本的な効率化にはなりません。

成功のポイント②：スモールスタートで早期に成果を出す

最初からすべての業務をkintone化しようとせず、最も工数のかかっている1〜2業務から着手します。早期に成果を出すことで社内の理解・協力を得やすくなり、展開がスムーズになります。

成功のポイント③：kintoneに精通した支援パートナーを選ぶ

kintoneの正規パートナー企業に支援を依頼することで、自社での試行錯誤なしに最短で成果を出せます。パートナー選びの際は以下を確認しましょう。

• kintone認定資格（kintone認定アソシエイト・エキスパート）の保有者がいるか
• 中小企業への導入支援実績が豊富にあるか
• 業界・業種に合わせた提案ができるか
• 導入後の運用サポート・改善支援まで対応しているか
• 業務改善・DX全体の視点でアドバイスをもらえるか

まとめ｜人を増やさずに事務業務を回す仕組みをkintoneで作ろう

事務・バックオフィスの人手不足は、もはや採用活動だけで解決できる問題ではありません。採用市場の競争激化・定着率の低下・業務量の増加が重なる中、中小企業が持続的に事務の人手不足を解決するには、業務そのものを効率化・自動化する仕組みを作ることが不可欠です。

kintoneを活用したバックオフィスDXは、その最も現実的かつ費用対効果の高い手段のひとつです。経理・総務・営業事務の幅広い業務を自動化・標準化することで、少人数でも業務が回る体制を構築でき、既存スタッフの負担軽減・残業削減・離職防止にもつながります。

「まず何から手をつければいいかわからない」という方も、kintone正規パートナーである私たちが現状の業務整理から導入・運用まで一貫してサポートします。採用に頼らず事務の人手不足を解決したいとお考えの経営者・管理職の方は、ぜひ一度ご相談ください。

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